Een online event organiseren,
waar begin je (aan)?

11 januari 2021

Als je een trouwe lezer bent – en zo niet, welkom! – dan weet je inmiddels dat er veel komt kijken bij het organiseren van een online evenement. In de vorige blogs en op mijn LinkedIn posts laat ik je zien waar je allemaal rekening mee moet houden. Deze keer vertel ik je het allerbelangrijkste: waar begin je mee als je een online event gaat regelen?

De basis ingrediënten

In mijn eerste blog vertelde ik over alle aspecten waar je rekening mee dient te houden zodat jouw evenement staat als een huis. Nog even een opsomming. Bij de organisatie van je event, hoe klein of groot dat ook is, zorg altijd voor:

  • perfect licht en geluid
  • goede presentatie 
  • interactie 
  • een script 
  • een geschikt platform
  • nog veel meer.

Toch komen al deze randvoorwaarden pas na de eerste stap: doel – doelgroep – kernboodschap. Ik licht ze graag kort toe.

1A  Als eerste moet je bepalen wat je wilt bereiken tijdens of na je event. Wat is je doel? Vraag jezelf daarbij eens af: ‘Met welk gevoel moet de gasten naar huis gaan? (Of eigenlijk; thuisblijven…). Welke gedachten moeten overheersen, welk gedrag moet daaruit voortkomen?’ Na het vaststellen van je doel kun je kiezen voor subdoelen, en die kun je dan weer koppelen aan momenten rondom het event. Samenvattend: WAT

1B Maak een analyse van je doelgroep. Wie nodig je uit? Wie moet zich inschrijven en waarom? Wat wil jouw doelgroep bereiken? Wat is hun probleem – en jouw oplossing daarvoor? Eigenlijk is dit de basis van classic marketing. Deze kennis gebruik je dan ook in de verdere communicatie-uitingen. Samenvattend: WIE

1C Als ik organisaties begeleid vóór of tijdens events, dan merk ik dat de volgende stap behoorlijk lastig is. Ik wil namelijk vrij gedetailleerd weten: wat is jouw kernboodschap? Wat wil je overbrengen? Vertel dit in slechts een paar zinnen. Hoe korter, hoe dichter je bij de kern zit. Samenvattend: WAAROM? DAAROM!

Tijd voor stap 2

Wanneer je bovenstaande hebt voltooid en glashelder hebt wat je wilt bereiken, voor wie en waarom, is het tijd voor het vervolg. Met de kennis van doel-doelgroep-kernboodschap ga je voor de inhoud en voor de vorm. Kies je bijvoorbeeld voor volledig online of hybride? En in welke vorm komt jouw boodschap het beste over? Pas daarna kom je bij ingrediënten als licht, geluid en aankleding. Deze ingrediënten staan helemaal in dienst van wat je wil bereiken. Onderschat dus zeker niet het belang van de eerste stap. 

Je hebt nu het antwoord op de vraag waar je moet beginnen. Ik kan me voorstellen dat het misschien wat vragen oproept. Wil je de antwoorden? Of wil je dat dit compleet uit handen wordt genomen? Dat kan, een eventmanager kan vanuit kennis en ervaring uitstekend begeleiden bij dit belangrijke onderdeel. Mijn contactgegevens vindt je hier. Veel succes!