Hybride events;
wat, hoe en… wanneer?

7 juni 2021

We mogen weer! Steeds vaker worden er weer (kleinschalige) live events georganiseerd. 

Naast de terugkeer van live, is hybride de volgende upcoming manier van bijeenkomen. Naar verwachting gaat dit een snelle vlucht nemen. Hierbij vind je alvast wat voordelen en uitdagingen.  

Hybride event: wat is het nou precies?

Hybride is een combinatie van een live en een online event. Een deel van je publiek nodig je uit op locatie en een ander deel kan digitaal deelnemen. Hoe tegenstrijdig het misschien klinkt: het is níét zo dat je 2 losse events samenvoegt. Concreet: je kunt niet jouw online presentatie of talkshow uit 2020 nogmaals uitvoeren en tegelijkertijd het draaiboek uit 2019 uit de kast trekken voor de bezoekers die live komen. Als je deze twee varianten, zonder de juiste afwegingen en voorbereiding, samenvoegt, ga je geen successen behalen. En dit kan wel met een goed doordachte voorbereiding en uitvoering. Namelijk: hetzelfde doel, dezelfde inhoud en dezelfde beleving meegeven op verschillende manieren.  

Ingewikkeld? Ja. Ik durf te zeggen dat deze events alleen door ervaren eventmanagers georganiseerd kunnen worden. Mensen die weten wat live werkt en die weten wat online goed aanslaat. Die alles weten van faciliteren en die een groot netwerk hebben. Dit vraagt om mankracht, middelen, kennis en meer.

Voordelen van een hybride event

Deze manier heeft heel veel plussen: je betrekt een breed publiek, je kunt maatwerk bieden aan verschillende doelgroepen en je kunt zelf bepalen wie je uitnodigt en wie beter online kan aansluiten. Een ander voordeel is dat ook bedrijven zelf kunnen bepalen wie zij afvaardigen – mits je geen deurbeleid hebt. Deze vrijheid zorgt voor meer bezoekers. Doordat je eigenlijk twee events organiseert, creëer je grote impact. Zeker in het najaar zullen bedrijven kiezen voor deze manier van ontmoeten en presenteren. En, mits goed uitgevoerd, waarschijnlijk wel vaker.

Er zijn naast plussen ook echt wel wat breinbrekers of uitdagingen bij hybride events.

Je moet continu vanuit twee perspectieven denken en jezelf als organisator als het ware wel opsplitsen. Je organiseert immers twee events die beide van waarde moeten zijn voor zowel je online bezoekers als voor de gasten die je in real life ontmoet.

De uitspraak “ik kan mezelf niet opsplitsen, hè?!” gaat hier dus niet op.

Hoe zorg je er nu voor dat beide groepen bezoekers met hetzelfde gevoel napraten over jouw event? 

Dat begint al in de voorbereiding. Wat is het doel? Wie kan er het beste live aanwezig zijn? Hoe gaan we het netwerken vormgeven en moeten we de online kijkers dan wat anders aanbieden? Oh, en als we gaan selecteren wie wel en niet komt, moeten we dan ook twee doelstellingen formuleren (spoiler: ja).

Praktische uitvoering en vraagstukken

Als de doelen en doelgroepen eenmaal op papier staan, dan begint het praktische gepuzzel. Simpel voorbeeld: je hebt een mooie opstelling bedacht, een prachtig decor en ervaringen met een goede host. Dat werkte prima bij je online event in 2020 en je wil dat eigenlijk nogmaals gebruiken. Maar is die opstelling ook handig voor de bezoekers die fysiek aanwezig zijn? Is het decor storend voor mensen die live komen? En die host, is die wel in staat om twee verschillende doelgroepen toe te spreken?

Dan heb ik het nog niet eens over welk online event platform het beste past bij jullie hybride event. Ook de marketing, de details, de interactie tussen de live bezoekers en de ‘schermgasten’ zijn aparte blogs waard. En dan tot slot nog een klein (kuch, kuch) dingetje dat ik ook als uitdaging kan betitelen, maar laten we het beestje bij de naam noemen: het is gewoon een nadeel dat het, heel erg waarschijnlijk, meer kost.

Conclusie?

  • Het is niet zo dat je 2 losse events samenvoegt
  • Hybride events zijn complexer dan 2 losse events
  • Het kost (heel erg waarschijnlijk) meer
  • Hybride events hebben een enorme potentie in bereik en impact

Of dit zo is, weet je pas na een gesprek met een eventmanager. Bel me gerust voor meer informatie over een hybride event. Heb je voorzichtige plannen voor na de zomer? Wacht niet te lang: een goede voorbereiding is – zeker hier – het halve werk. En is hybride niet nodig, maar wil je toch een groot bereik? Organiseer dan 2 losse events, al dan niet met hulp.

Meer weten? Vraag hier het digitale magazine aan over de werkwijze van Events etc. bij online, hybride en live events.

Check ons nieuwe magazine!

Lees alles over de organisatie
van online events.
Naar het magazine »